يُشكل الهيكل الإدارى لقطاع الدراسات العليا على النحو التالى: السيد مدير إدارة الدراسات العليا والبحوث والسادة مسئولى شئون «الخريجين والإمتحانات – الدبلومة والماجستير – الدكتوراه – العلاقات الثقافية» وإليك عزيزى القارئ توصيف مهام الوظيفة لكلًا منهم:
توصيف مهام الوظيفة:
1- الإشراف على جميع أعمال الإدارة ومتابعة موظفى الإدارة فيما يلى:
- إعداد جداول الأعمال وتنفيذ قرارات لجنة الدراسات العليا والبحوث والعلاقات الثقافية شهرياً.
- تنفيذ قرارات مجلس الكلية ومراجعة الأعمال الصادرة والواردة من وإلى الجامعة فى الموضوعات ذات الصلة.
- الإشراف على نظام المعلومات الخاصة بشئون الدراسات العليا والبحوث، متابعة تطور الإدخال والتحديث.
- الإشراف على تنفيذ جدول الإمتحانات ولجنة الإمتحان.
- تنفيذ تكليفات السيد أ.د. وكيل الكلية لشئون الدراسات العليا ومراجعته فيما يطرأ على سير العمل بالإدارة.
2- إسناد الأعمال ومراجعتها مع نائب المدير (مسئول الإتصال والمتابعة).
3- مراجعة مدير الشئون المالية فى سلامة أى إجراءات مالية سواء مقترحة أو تحديث التنفيذ.
4- يجوز تكليف نائب المدير بتمثيل الإدارة فى الإجتماعات المختلفة بالكلية والجامعة، يجوز لمدير الإدارة إضافة أيه أعمال إلى موظفية خارج التوصيف الوظيفى لأى منهم.
5- المشاركة فى إعداد حفل الخريجين.
6- مراجعة جميع أعمال الإدارة.
7- إشراف نائب المدير على جميع أعمال الإدارة فى حالة غياب مدير الإدارة ومتابعة جميع الأعمال الجارية بالإدارة كما وردت بالتوصيف لمدير الإدارة.
8- مسئول الإتصال بين أعمال الإدارة والإدارات المعاونة الأخرى، يوفر التنسيق اللازم لتحقيق سيولة التعامل، وكفاءة الإنجاز.
9- متابعة جميع اللوائح التعليمات الخاصة بإدارة الدراسات العليا والبحوث والعلاقات الثقافية.
10- إستطلاع رأى عملاء الإدارة.
توصيف مهام الوظيفة:
- مراجعة شهادات التخرج وكذلك البيانات الرسمية الصادرة من القسم.
- إصدار شهادات الدبلومة والماجستير والدكتوراة.
- كتابة براءات الخريجين.
- عمل الإحصاءات السنوية الخاصة بتخريج طلبة الدراسات العليا للجهاز المركزى للتعبئة العامة والإحصاء.
- إعداد كشوف الطلاب المسموح لهم بدخول الإمتحان.
- إعداد كشوف الإمتحانات وكشوف المراقبات والإنتدابات.
- إعداد جداول الإمتحانات الخاصة بطلاب الدراسات العليا.
- مراجعة شهادات التخرج.
- إعداد اذون الدفع الخاصة برسوم شهادات الطلاب.
- تنفيذ جميع اللوائح والتعليمات الواردة غلى الإدارة.
- إصدار شهادات الدبلوم والماجيستير والدكتوراة.
توصيف مهام الوظيفة:
- تلقى خطابات الأقسام بشأن قيد طلاب الدبلوم والماجستير.
- إستكمال ملفات قيد طلاب الدبلوم والماجستير بعد موافقة الأقسام.
- إعداد مذكرات القيد والتسجيل وتعديل الإشراف وتحديد عناوين الرسائل.
- مراجعة إستمارات مكافاءة طبع الرسائل والإشراف والمناقشة.
- متابعة الطلاب فى سداد الرسوم الدراسية الخاصة بهم.
- مراجعة ملفات الطلاب المبتدئين والمسجلين للدبلومة والماجستير.
- إعداد المذكرات التى تعرض على مجلس الكلية ولجنة الدراسات ومجلس الجامعة.
- القيام بأى مهام أخرى يسند إليه من قبل مدير الادارة.
توصيف مهام الوظيفة:
- تلقى خطابات الأقسام بشأن قيد طلاب الدكتوراة.
- إستكمال ملفات قيد طلاب الدكتوراة بعد موافقة الأقسام.
- إعداد مذكرات القيد والتسجيل وتعديل الإشراف وتحديد عناوين الرسائل وتغييرها.
- مراجعة إستمارات مكافاءة الإشراف وطبع الرسائل والإشراف والمناقشة.
- متابعة الطلاب فى سداد الرسوم الدراسية.
- مراجعة ملفات الطلاب المبتدئين والدكتوراه.
- إعداد المذكرات التى تعرض على لجنة الدراسات العليا ومجلس الكلية.
- القيام بأية مهام أخرى يسند إليه من قبل مدير الإدارة.
توصيف مهام الوظيفة:
- تبادل المعلومات والبرامج والنظم عن أعضاء هيئة التدريس.
- توفير فرص الحصول على منح دراسية وبحثية لأعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة.
- تنفيذ خطط البعثات والإشراف المشترك والمهمات العلمية من ترشيح وإجراءات سفر.
- تنفيذ إجراءات دعوة الأساتذة الأجانب والزائرين.
- الإشتراك فى أعمال تنظيم المؤتمرات والندوات والدورات التدريبية بالكلية.
- إعداد الدراسات وكافة البيانات المطلوبة للإدارة ولمدير إدارة الكلية ولعميد الكلية.
- إستقبال وتوجيه وتنفيذ كافة المكاتبات فى شئون العلاقات الثقافية.
- تنفيذ قرار مجلس الكلية ذات الصلة.
- إعداد وإرسال المكاتبات الخاصة بأعضاء الهيئة المعاونة إلى الجامعة، وزارة التعليم العالى والبعثات، وجهات الأمن.
- متابعة الإيفاد للحصول على الدرجات العلمية بالخارج.
- القيام بأى أعمال أخرى توكل إليه من رئيس القسم.
- تنظيم وإدارة العلاقات الثقافية والعلاقات العلمية بين كليات ومعاهد الجامعة والجامعات الأخرى ومراكز البحوث العلمية بالوزارات والهيئات المحلية والأجنبية.
- تنمية العلاقات الثقافية والعلاقات العلمية فى صور الإتفاقيات والمؤتمرات والدورات التدريبية وورش العمل مع الجهات ذات الصلة محلياً وخارجياً.